Izkušeni sekretarji vedo, da je poslovna korespondenca sestavljena iz dveh tretjin poizvedb in odgovorov nanje. Glavni namen pisnega vprašanja je pridobiti kakršne koli informacije od naslovnika. Avtor pisma pričakuje, da bo prejel čim bolj popoln odgovor, ki mu ga bo prejel v roku, ki ga določa zakon ali je naveden v zahtevi. Strogih pravil za obdelavo pisnih vprašanj ni. Vendar obstaja več splošnih zahtev za poslovno korespondenco, ki jih je treba upoštevati pri njihovi pripravi.
Potrebno
- - obrazec podjetja;
- - papir A4;
- - pisalo;
- - računalnik;
- - Tiskalnik.
Navodila
Korak 1
Natisnite vprašalno pismo na zaznamke organizacije, če se prijavite v imenu ekipe in iz uradnih razlogov pri drugi organizaciji ali pri posamezniku. Državljan, ki prošnjo pošlje kateri koli instituciji, jo mora napisati čitljivo ali natisniti na list A4.
2. korak
V zgornjem desnem kotu pisma navedite podatke o naslovniku: polno ime njegovega delovnega mesta, priimek in začetnice, poštni naslov organizacije (če je potrebno). Informacije o pošiljatelju so na levi strani obrazca. V posebni vrstici mora referent navesti številko in datum odhodnega dokumenta. Če se prijavite v svojem imenu, spodaj navedite svoje podatke: priimek, ime, ime (brez okrajšave), domači naslov, kontaktna telefonska številka. Na primer: "Direktorju LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, ki prebiva na naslovu: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
3. korak
Napišite naslov za svoj e-poštni naslov. Kratko mora odražati bistvo pisnega poziva, na primer: "O minimalni velikosti semen marjetic in veleprodajni ceni zanje." Na pisemske glave postavite ta rekvizit na levo. Ko govorite v imenu posameznika, lahko preprosto navedete obliko pisma, tako da na sredino vrstice vnesete besedno zvezo »vprašalno pismo«, »pisna zahteva« ali »pismo prošnje«.
4. korak
Pojdite na izjavo same zahteve. To bo glavni del vašega pisma. V prvih 1-2 stavkih razložite razlog in namen, zaradi katerega želite prejemati te ali one podatke. Na primer: »Maja člani vrtnega partnerstva» Sad «načrtujejo nakup velikega semena marjetic. Po pregledu oglaševalske brošure vašega podjetja smo se odločili, da uporabimo ponujene storitve. V zvezi s tem na spodnji naslov pošljite naslednje podatke."
5. korak
Oblikujte vsako vprašanje. Poskusite biti natančni in jedrnat. Ne delajte stavkov predolgo, vključno z 2-3 vprašanji hkrati. Na koncu obvezno postavite vprašaj - to bo vizualno poudarilo glavno temo. Če je vprašanj več, jih izpolnite s oštevilčenim seznamom. Na primer: „1. Kakšna je najmanjša velikost semen? 2. Koliko stane 1 vrečka semen na debelo in drobno? 3. Kako dolgo bo trajalo, da bo kupljena serija dostavljena? 4. Katere dokumente je treba predložiti za sklenitev pogodbe o dobavi med vašim podjetjem in vrtnarskim partnerstvom?"
6. korak
Pismo zaključite z zahvalo. Taktno lahko označite tudi želeni časovni okvir za prejem odgovora, na primer: »Vnaprej se vam zahvaljujem za odgovor. Upamo, da bomo cenik prejeli v enem tednu. V zadnji vrstici podpišite (v imenu organizacije je podpisan vodja) in datum.
