Potekli dokumenti, shranjeni v arhivu, so predmet uničenja, ki se izvede v več fazah. Najprej se izberejo dokumenti, sestavi se komisija, sestavi se akt in neposredno uniči drobilnike.
Potrebno
- - dejanje uničenja;
- - dejanje uničenja;
- - drobilnik (stroj za drobljenje papirja).
Navodila
Korak 1
Vsi arhivski dokumenti so predmet letne revizije, da se izberejo za uničenje. Tako je mogoče pravočasno sprostiti prostor za nove dokumente, ki jih prejmejo podjetja za arhivsko hrambo.
2. korak
Izberite dokumente za uničenje. Glavnina arhivskih dokumentov se hrani 75 let. Izbor dokumentov izvaja osebje arhiva.
3. korak
Po izbiri dokumentov sestavite akt uničenja. Akt je popoln seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti. Navesti je treba serijsko številko vsakega dokumenta, opis. Pred vsakim dokumentom navedite številko članka ali regulativnega dokumenta, na podlagi katerega se izvede odpis. Upoštevajte seznam običajnih dokumentov.
4. korak
Upoštevajte, da seznam morda ne vsebuje imena vseh dokumentov, ki jih je treba odpisati, zato se mora arhivar samostojno odločiti, kateremu članku ali standardni določbi pripada določen dokument.
5. korak
Akt uničenja mora biti sestavljen v skladu z Dodatkom št. 4 "O temeljnih pravilih za delovanje arhivov" za leto 2002. Izpolnjeni dokument morajo podpisati vsi člani ustvarjene komisije in pooblaščeni predstavnik uprave arhiva.
6. korak
Izvedenemu aktu priložite še en akt, v katerem je navedeno skupno število dokumentov, ki jih je treba uničiti, in njihova skupna teža. Ne pozabite, da se prvo dejanje brez drugega šteje za neveljavno. Če se med preverjanjem ugotovi takšna kršitev, se lahko odgovornemu predstavniku vašega arhiva naloži upravna globa.
7. korak
Neposredno uničenje lahko zaupate specializirani organizaciji, ki nudi tovrstne množične storitve in ima industrijske drobilnike, ali pa uničenje izvedete sami, če ima vaša organizacija svoj drobilnik.
