Zavrnilno pismo je zelo specifičen del poslovne korespondence. Vsebovati mora negativen odgovor na strankino prošnjo ali predlog partnerja. Hkrati je pomembno vzdrževati dobre odnose s prejemnikom pisma. Da bi nedvoumno izrazili svoje stališče, ne pa da bi užalili naslovnika in pustili ugoden vtis o sebi, upoštevajte osnovna pravila za pisanje zavrnitve.
Potrebno
- - uradni zaznamek organizacije;
- - računalnik;
- - Tiskalnik.
Navodila
Korak 1
Pripravite svoje pismo. Ne zanemarite te faze priprave dokumentov. Omogočil vam bo urejanje misli in izbiro najbolj pravilnih besednih zvez.
2. korak
Besedilo začnite s tradicionalnim nagovorom prejemniku: "Dragi Ivan Ivanovič!" ali "Dragi gospod Ivanov!" Ne uporabljajte drugih besedil, ker je pisna zavrnitev uradna.
3. korak
V zgornjem levem kotu navedite naslovnika pisma: ime podjetja, položaj, priimek, začetnice zaposlenega ali priimek in začetnice zasebnika. Informacije o vašem podjetju bodo predstavljene na uradni pisemski glavi v zgornjem desnem kotu.
4. korak
Napišite glavni del dokumenta. Najprej ponovite prejeto zahtevo ali predlog. Seveda vam ni treba popolnoma prepisati besedila dohodnega dokumenta. Dovolj je, da v nekaj besedah povzamemo njegovo bistvo z uporabo tradicionalnih obratov poslovnega govora: "V skladu z vašo zahtevo po kopiji naročila …" ali "V odgovor na vašo prošnjo za podaljšanje roka ugodnega posojanja, obvestimo … ".
5. korak
Nato navedite razloge za zavrnitev. Razlaga negativnega odgovora mora biti kratka, logična, v bistvu trdna, ne pa tudi ostra. Ne izkrivljajte situacije, ne predstavljajte neobstoječih dejstev in neupravičenih argumentov. Če je le mogoče, podkrepite svoje besede s sklici na zakone in druge predpise. A ne pojdite v skrajnosti. Če pismo preobremenite z dolgotrajnimi razlagami in besednimi opravičili, tvegate, da boste naslovnika še bolj razjezili.
6. korak
Začnite zadnji del pisma s standardnim besedilom, ki vam omogoča, da ostanete vljudni, vendar odločni v svoji odločitvi: "Glede na zgornja dejstva moramo žal zavrniti sodelovanje z vašim podjetjem" ali "Obžalujemo, da vas obvestimo da je nemogoče nadalje podaljšati kreditno linijo. "…
7. korak
Poskusite omiliti zavrnitev. V ta namen naslovnika obvestite o drugih možnostih sodelovanja, o novih storitvah vašega podjetja, ki jih lahko uporablja po ugodnih pogojih, o možnosti ponovne obravnave njegove zahteve po določenem času itd. Vse informacije morajo biti popolnoma pravilne in posodobljene.
8. korak
Preberite osnutek pisma. Popravite napake, izvedite potrebne dodatke in popravke. Zavrnitev natisnite na uradni zakladni list organizacije, jo podpišite z upravnikom in pošljite naslovniku.
