Pogosti so primeri, ko je treba na zahtevo neodvisnih organizacij, sedanjih ali nekdanjih zaposlenih v podjetju in drugih državljanov sestaviti izvleček iz glavnega dokumenta, namenjenega za interno uporabo, ki vsebuje informacije zaupne narave. Za pripravo takšnih dokumentov obstajajo posebne zahteve.
Navodila
Korak 1
Vzemite izvirnik izvirnega dokumenta in izberite fragmente, ki jih želite kopirati in prenesti v izjavo. Natančna navedba je glavna zahteva za pripravo izvlečka. Za takšne dokumente ni posebnega obrazca, tukaj upoštevajte splošna pravila pisarniškega dela, ki urejajo izvajanje poslovne dokumentacije. Veliko pomembnejša je vsebina izvlečka, ki naj bo sestavljen iz blokov obveznih informacij.
2. korak
Za začetek postavite ime dokumenta v zgornjo sredino lista na kratko temo, bistvo dokumenta. Nato izberite in kopirajte del glavnega dokumenta, ki vsebuje začetne podatke (ime podjetja, datum in kraj dogodka, število udeležencev itd.) Izvlečke dopolnite tako, da vstavite fragment besedila, ki se nanaša na neposredno zastavljeno vprašanje (točka dnevnega reda sestanka itd.) in navede njegovo serijsko številko v skladu z določbi v izvirnem dokumentu.
3. korak
Zdaj poiščite in kopirajte del besedila, ki opisuje potek razprave o tem vprašanju (če obstaja) in odločitev o njem. V izjavo vstavite citat, ne pozabite pa tam vključiti oštevilčenja iz glavnega dokumenta. Sem postavite imena, začetnice in položaje odgovornih oseb, ki so podpisale izvirnik.
4. korak
Končni izpisek preverite pri osebah, pooblaščenih za izvajanje takih dejanj. Najpogosteje je to tajnik organizacije ali kadrovski uslužbenec. Tu se izvleček preveri glede na izvirni dokument za natančno ujemanje Na koncu mora izjava vsebovati besedo "True", napisati mora biti podpis (z dekodiranjem v oklepajih) odgovornega, navesti mora njegovo mesto, datum in čas overitve dokumenta.
